Automatizzare i processi aziendali non significa cambiare tutto il modo di lavorare. Nelle PMI il risultato migliore arriva quasi sempre da un singolo processo ripetitivo, scelto bene, che viene automatizzato e misurato. Questa guida spiega come individuarlo.
Cosa si intende per automazione dei processi aziendali
È l’uso di software per svolgere attività che oggi richiedono passaggi manuali: copiare dati da un’email al gestionale, controllare fatture, raccogliere documenti, aggiornare un foglio di calcolo. Oggi l’intelligenza artificiale permette di automatizzare anche le attività che prima richiedevano una persona per leggere e interpretare un documento.
Come scegliere il primo processo da automatizzare
- Frequenza: un’attività quotidiana pesa più di una mensile.
- Regole chiare: se due persone decidono allo stesso modo sullo stesso caso, il processo è automatizzabile.
- Costo degli errori: codici sbagliati, scadenze mancate, documenti persi.
- Dati digitali: email, PDF, Excel e gestionale sono il punto di partenza ideale.
Esempi di processi da automatizzare in una PMI
- Inserimento nel gestionale degli ordini ricevuti via email.
- Controllo delle fatture fornitori rispetto a ordini e listini.
- Raccolta e verifica dei documenti di fornitori e clienti.
- Smistamento delle richieste dei clienti alla persona giusta.
- Report periodici che oggi si compilano a mano in Excel.
Come misurare il risultato
Prima di sviluppare, misurate il processo così com’è: volumi mensili, minuti per esecuzione, errori. Dopo l’automazione si ripete la misura. È l’unico modo onesto per sapere se il progetto si ripaga.
Un esempio concreto: ordini, fatture, documenti
Prendiamo un’azienda di distribuzione con quattro persone in ufficio. Ogni giorno arrivano trenta email con ordini, una decina di fatture fornitori e qualche richiesta di documenti. Mappando una settimana di lavoro emerge che l’inserimento degli ordini occupa da solo più di due giornate a settimana. È il candidato naturale: alto volume, regole chiare, dati già digitali.
Le fatture fornitori vengono subito dopo, perché il controllo rispetto agli ordini segue le stesse logiche e riusa le stesse integrazioni con il gestionale.
Gli errori più comuni nei progetti di automazione
- Partire dallo strumento invece che dal problema. «Vogliamo usare l’AI» non è un obiettivo; «ridurre il tempo di inserimento degli ordini» sì.
- Non coinvolgere chi fa il lavoro oggi. Le eccezioni le conosce solo chi le gestisce ogni giorno.
- Nessuna misura iniziale. Senza un punto di partenza non si può dimostrare il risultato.
- Voler automatizzare il 100%. Spesso l’80% dei casi è automatizzabile in modo affidabile; il resto va gestito bene, non eliminato.
Onessa lavora con PMI in Alto Adige e in tutta Italia: partiamo sempre da un processo, lo misuriamo e lo automatizziamo prima di passare al successivo.
Domande frequenti
Quanto costa automatizzare un processo aziendale?
Dipende dal processo e dai sistemi coinvolti. Per questo partiamo da un singolo processo, ne stimiamo il risparmio e lo confrontiamo con il costo di sviluppo prima di iniziare.
Serve cambiare gestionale per automatizzare?
No. Nella maggior parte dei casi ci si collega ai sistemi esistenti tramite API, export o email.
Quanto tempo serve per il primo processo?
Di solito poche settimane, perché integrazioni e componenti di base sono già pronti.