Molte aziende ricevono ordini via email, spesso come PDF allegato. Qualcuno li apre, legge codici e quantità, controlla prezzi e disponibilità e li ricopia nel gestionale. È uno dei processi più semplici e redditizi da automatizzare.
Come funziona l’inserimento automatico degli ordini
- L’email in arrivo viene riconosciuta come ordine.
- L’intelligenza artificiale legge il PDF ed estrae cliente, codici articolo e quantità.
- Il software confronta prezzi e disponibilità con il gestionale (Odoo, SAP o altri).
- Viene creata una bozza d’ordine; i casi dubbi passano a una persona.
- Una persona approva e parte la conferma al cliente.
Quanto tempo e denaro si risparmia
Un esempio: 40 ordini a settimana, 32 minuti ciascuno per l’inserimento manuale. Con l’automazione restano circa 4 minuti di controllo. Sono 28 minuti risparmiati per ordine, circa 18,5 ore a settimana. Con un costo orario di 32 € e circa 4,3 settimane al mese, il risparmio è di circa 2.500 € al mese, prima di contare gli errori evitati.
Funziona con il mio gestionale?
Nella maggior parte dei casi sì: i gestionali moderni offrono API, quelli più datati permettono import da file. Ci colleghiamo a ciò che c’è, senza sostituirlo.
Errori e controllo umano
L’AI può sbagliare a leggere un documento. Per questo ogni dato estratto passa da controlli software sui numeri e, se la confidenza è bassa, da una persona. L’ordine non parte mai senza approvazione.
Cosa serve per partire
- Accesso alla casella email dove arrivano gli ordini.
- Un collegamento al gestionale (API o import da file) e al listino.
- Una ventina di ordini reali, con i casi più frequenti e qualche eccezione, per configurare e testare l’estrazione.
- Una persona di riferimento che conosce le regole: sconti, minimi d’ordine, articoli sostitutivi.
Come si misura la precisione
Prima della messa in produzione l’estrazione viene provata su ordini reali già evasi, confrontando i dati letti con quelli inseriti a mano. Si misura la percentuale di righe corrette e si decide la soglia oltre la quale un ordine passa in automatico. Tutto ciò che resta sotto soglia va a una persona, insieme alla motivazione.
Nei primi mesi la percentuale di ordini gestiti senza interventi cresce, perché ogni correzione serve a migliorare regole e istruzioni del modello.
Domande frequenti
Si possono leggere anche ordini in formati diversi?
Sì. L’intelligenza artificiale gestisce PDF con layout diversi, testo nell’email e allegati Excel.
E se un articolo non è disponibile?
Il sistema lo segnala e prepara una proposta, ad esempio una consegna parziale, che una persona approva.
I dati dei clienti restano al sicuro?
Usiamo servizi business che non usano i dati per addestrare i modelli e, dove possibile, infrastruttura nell’Unione europea.