Viele Unternehmen erhalten Bestellungen per E-Mail, oft als PDF-Anhang. Jemand öffnet sie, liest Artikelcodes und Mengen, prüft Preise und Verfügbarkeit und tippt alles in die Warenwirtschaft ab. Das ist einer der einfachsten und lohnendsten Prozesse für eine Automatisierung.
So funktioniert die automatische Auftragserfassung
- Die eingehende E-Mail wird als Bestellung erkannt.
- Künstliche Intelligenz liest das PDF und erfasst Kunde, Artikelcodes und Mengen.
- Die Software gleicht Preise und Verfügbarkeit mit der Warenwirtschaft ab (Odoo, SAP oder andere).
- Ein Auftragsentwurf entsteht; unklare Fälle gehen an einen Menschen.
- Ein Mensch gibt frei, dann geht die Bestätigung an den Kunden.
Wie viel Zeit und Geld Sie sparen
Ein Beispiel: 40 Bestellungen pro Woche, je 32 Minuten für die manuelle Erfassung. Mit Automatisierung bleiben rund 4 Minuten zur Prüfung. Das sind 28 Minuten pro Bestellung, rund 18,5 Stunden pro Woche. Bei 32 € pro Stunde und rund 4,3 Wochen pro Monat sind das etwa 2.500 € im Monat, vermiedene Fehler noch nicht eingerechnet.
Funktioniert das mit meiner Warenwirtschaft?
In den meisten Fällen ja: Moderne Systeme bieten APIs, ältere erlauben Dateiimporte. Wir binden an, was vorhanden ist, ohne es zu ersetzen.
Fehler und menschliche Kontrolle
KI kann sich beim Lesen eines Dokuments irren. Deshalb durchläuft jeder ausgelesene Wert Software-Prüfungen und geht bei geringer Sicherheit an einen Menschen. Keine Bestellung wird ohne Freigabe versendet.
Was Sie für den Start brauchen
- Zugriff auf das Postfach, in dem die Bestellungen eingehen.
- Eine Anbindung an die Warenwirtschaft (API oder Dateiimport) und an die Preisliste.
- Rund zwanzig echte Bestellungen mit den häufigsten Fällen und einigen Ausnahmen, um die Auslese einzurichten und zu testen.
- Eine Ansprechperson, die die Regeln kennt: Rabatte, Mindestmengen, Ersatzartikel.
Wie die Genauigkeit gemessen wird
Vor dem Livegang testen wir die Auslese an bereits bearbeiteten echten Bestellungen und vergleichen die gelesenen Daten mit den manuell erfassten. Wir messen den Anteil korrekter Positionen und legen die Schwelle fest, ab der eine Bestellung automatisch durchläuft. Alles darunter geht mit Begründung an einen Menschen.
In den ersten Monaten steigt der Anteil der Bestellungen ohne Eingriff, weil jede Korrektur Regeln und Modellanweisungen verbessert.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch mit unterschiedlichen Bestellformaten?
Ja. KI verarbeitet PDFs mit unterschiedlichem Aufbau, Text in der E-Mail und Excel-Anhänge.
Was passiert, wenn ein Artikel nicht verfügbar ist?
Das System meldet es und bereitet einen Vorschlag vor, etwa eine Teillieferung, den ein Mensch freigibt.
Sind die Kundendaten sicher?
Wir nutzen Business-Dienste, die Daten nicht zum Training verwenden, und wo möglich Infrastruktur in der EU.